Persönliche Produktivität und Selbstorganisation am digitalen Arbeitsplatz

Arbeiten Sie schon? Oder sind Sie schon produktiv und gelassen?

Der Digitale Arbeitsplatz gilt als das “Non­plus­ul­t­ra” für ein zeitgemäßes Büro. Doch nachdem Sachbearbeiter, Führungskräfte und Wissensarbeiter bereits vor einigen Jahren in E-Mails zu ersticken begannen, ist die Bürowelt inzwischen oft ein ständiges Jonglieren, um zwischen Nachrichten, Benachrichtigungen und Chats sowie unzähligen Plattformen endlich zum Arbeiten zu kommen.

Mehr E-Mails, mehr Meetings, mehr Arbeit und mehr Kommunikation lässt Büro- und Wissensarbeiter ihr Ziel einer Work-Life-Balance immer weiter außer Reichweite treiben. Manch einer versucht, durch noch mehr Quantität der Arbeit die Masse an Arbeit in den Griff zu bekommen. Andere greifen zu noch mehr Technik und Tools, um ihre persönliche Produktivität zu steigern. In einem ewig scheinenden Wettbewerb reagieren Kollegen und Partner darauf, ihre Schlagzahl ebenfalls zu erhöhen.

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Zu viel und alles gleichzeitig

Schnell wird auch am Wochenende gearbeitet, um Schritt zu halten. Vielleicht geht es Ihnen so ähnlich wie dem erschöpften Waldarbeiter, der auf den wohlgemeinten Ratschlag eines Wanderers hin entrüstet entgegnet: “Ich habe keine Zeit fürs Axt schärfen! Ich muss Bäume fällen!”

Sie sollten sich darüber klar werden, dass ein ständiges Mehr der beruflichen Arbeit irgendwann seinen Tribut fordert. Werden Sie produktiver, ohne auf mehr Quantität zu setzen. Schaffen Sie sich ein Fundament, um mit einer soliden Selbstorganisation (auch: Zeitmanagement, Selbstmanagement) produktiver zu werden.

Die Arbeit – gleich, ob beruflich, persönlich oder privat – so planen, organisieren und durchführen, dass Sie bei angemessenem Aufwand gute bis sehr gute Ergebnisse erreichen und Sie dabei ein ausgeglichenes Leben dabei führen.

Als Basis für eine ausgewogene persönliche Produktivität empfehle ich sechs Säulen der Selbstorganisation: Achtsamkeit, Fokussierung, Rituale, Timeboxing, Ausgewogenheit und Flexibilität.

Achtsamkeit

Hasten Sie nicht von Thema zu Thema oder von Besprechung zu Besprechung wie ein zerstreuter Professor, der zwar vieles tut, aber sich selten bewusst ist, was er eigentlich tut.

Achtsamkeit (engl. mindfulness) kann als Form der Aufmerksamkeit im Zusammenhang mit einem besonderen Wahrnehmungs- und Bewusstseins­zustand verstanden werden, als spezielle Persönlichkeitseigenschaft sowie als Methode zur Verminderung von Leiden (im weitesten Sinne).

(Seite „Achtsamkeit (mindfulness)“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 22. Dezember 2018, 15:19 UTC. (Abgerufen: 22. Januar 2019, 13:28 UTC))

Wenn Sie etwas tun, dann tun Sie es bewusst.

Fokussierung

Fokussieren Sie sich auf die Tätigkeit, die Sie gerade ausüben. Versuchen Sie, wann immer es Ihnen möglich ist, Ihre Aufmerksamkeit auf die eine Tätigkeit zu konzentrieren.

Aufmerksamkeit ist die Zuweisung von (beschränkten) Bewusstseins­ressourcen auf Bewusstseinsinhalte. Das können z. B. Wahrnehmungen der Umwelt oder des eigenen Verhaltens und Handelns sein, aber auch Gedanken und Gefühle.

(Seite „Aufmerksamkeit“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 9. Dezember 2018, 21:45 UTC. (Abgerufen: 22. Januar 2019, 13:34 UTC))

Schaffen Sie sich, wann immer möglich, eine ablenkungsfreie Umgebung. Das bedeutet beispielsweise die Vermeidung von Multitasking, denn das zieht Ihnen wichtige Ressourcen von Ihrer eigentlichen Tätigkeit ab. Ansonsten können Sie sich eine ablenkungsfreie Umgebung schaffen:

  • Schalten Sie das Telefon auf “Lautlos” und leiten Sie Anrufe direkt auf die Sprachbox.
  • Deaktivieren Sie an Rechner, Tablet und Smartphone die Benachrichtigungen. Sowohl Töne als auch plötzlich auftauchende Benachrichtigungen lenken Sie von Ihrer Tätigkeit ab.
  • Lassen Sie nur die Programme auf dem Rechner geöffnet, die Sie tatsächlich für Ihre momentane Arbeit benötigen. Schalten Sie die Programme in die Vollbilddarstellung und blenden Sie darin unnötige Symbolleisten und Menüs aus.

Rituale

Unbewusstes Handeln kann auch von Vorteil sein. Rituale im Sinne von Gewohnheiten unterstützen die Konzentration, indem Sie Abläufe automatisch ablaufen lassen, ohne dass Sie sich darauf konzentrieren müssen.

A habit (or wont) is a routine of behavior that is repeated regularly and tends to occur subconsciously.

The American Journal of Psychology (1903) defines a “habit, from the standpoint of psychology, [as] a more or less fixed way of thinking, willing, or feeling acquired through previous repetition of a mental experience.”[4] Habitual behavior often goes unnoticed in persons exhibiting it, because a person does not need to engage in self-analysis when undertaking routine tasks

(Wikipedia contributors. (2018, December 23). Habit. In Wikipedia, The Free Encyclopedia. Retrieved 13:41, January 22, 2019)

Die regelmäßige Wiederholung von Ritualen (wie einem Morgenritual) sorgt dafür, dass Sie nichts vergessen – weil sie sie mit der Zeit auswendig können. Anfangs werden Sie vielleicht noch eine Liste abarbeiten, aber mit der Zeit brauchen Sie sie nicht mehr.

  • Starten Sie Ihre Rituale mit bestimmten Handlungen, um sich so in einen “Ritual-Modus” zu versetzen. Wenn Sie im Home Office arbeiten, so ziehen Sie sich dennoch “büromäßig” an. Holen Sie sich einen Kaffee und starten Sie den Rechner. Irgendwann schaltet Ihr Kopf unbewusst in den Arbeitsmodus, wenn Sie sich anziehen und sich mit der Kaffeetasse in Richtung Schreibtisch bewegen.
  • Gönnen Sie sich eine Belohnung, wenn Sie eine Ritualliste abgearbeitet haben. Dann können Sie sich schon die ganze Zeit darauf freuen.

Timeboxing

Ursprünglich kommt das Timeboxing aus der Projektplanung (siehe deutscher Wikipedia-Eintrag “Timeboxing“). Im englischen Wikipedia-Beitrag wird klarer, dass Timeboxing auch für die persönliche Produktivität hilfreich ist:

Timeboxing can be used for personal tasks, as well, in which case it uses a reduced scale of time (e.g., thirty minutes) and of deliverables (e.g., a household chore instead of project deliverable).

Personal timeboxing is also said to act as a life hack to help curb perfectionist tendencies (by setting a firm time and not overcommitting to a task)[21] which can also enhance creativity and focus (by creating a sense of urgency or increased pressure).[22]

(Wikipedia contributors. (2018, November 7). Timeboxing. In Wikipedia, The Free Encyclopedia. Retrieved 13:49, January 22, 2019)

Schaffen Sie sich für Ihre Arbeiten einen stabilen Rahmen, indem Sie zusammenhängende oder ähnliche Tätigkeiten in gemeinsame Zeitabschnitte (“Timeboxes”) packen und erledigen.

  • Legen Sie sich in Ihrem Kalender Termine für diese Zeitabschnitte, in denen Sie zusammenhängende Tätigkeiten abarbeiten.
  • Mehrere kleine Aufgaben können Sie in einen “Zeugs”-Zeitkasten legen, in dem Sie sie nacheinander abarbeiten. Sie können sich beispielsweise eine halbe Stunde reservieren, in der Sie ein paar kleine Telefonate erledigen oder in der Sie E-Mails durchgehen.
  • Wenn Sie konzentriert an einer Tätigkeit arbeiten wollen, dann planen Sie sich einen Zeitabschnitt dafür ein (beispielsweise 3 Stunden an einem Konzept arbeiten).
  • Versuchen Sie die Pomodoro-Technik. Je nach Tätigkeit oder Ihrem Empfinden können Sie die 25-Minuten-Abschnitte an andere Zeitabschnitte anpassen.
  • Tragen Sie Zeitabschnitte fürs konzentrierte Arbeiten in Ihren Kalender ein. Signalisieren Sie Ihrer Umgebung, dass Sie dann nicht gestört werden.

Verplanen Sie aber nicht den ganzen Tag. Halten Sie sich Freiräume für ungeplante Themen und Aufgaben frei. Oder auch für ein paar Minuten zum Ausschnaufen

Ausgewogenheit

Achten Sie auf Ausgewogenheit für Ihre Arbeit und für Ihr Leben insgesamt. Ihr Leben sollte auch nicht nur nur aus Arbeit, Produktivität und Planung bestehen.

Junge Frau macht Yoga am Arbeitsplatz
Produktivität am Arbeitsplatz

Der oft verwendete Begriff Work-Life-Balance suggerierte lange, Arbeit sei etwas anderes als das “Leben”. Doch “Arbeit” ist Teil des Lebens, ebenso wie es Privatleben, Hobbys und Freunde sind. Inzwischen wird oft von Work-Life-Integration geredet (siehe Forbes – Work Life Integration: The New Norm). Doch Work ist ein Teil des Lebens, wie es andere Bereiche ebenfalls sind.

Achten Sie daher auf eine Mischung aus Arbeit, geplanten Zeiten, Aufgaben, Freiräumen, Entspannungen und Ablenkungen.

  • Planen Sie “Timeboxes” auch für Ihre Entspannung ein.
  • Manch einem hilft entspannende Hintergrundmusik beim Arbeiten.
  • Entschleunigen Sie bewusst, indem Sie beispielsweise Zeit für ein gemütliches Frühstück einplanen oder in Ruhe eine Playlist hören.
  • Nutzen Sie Sport als Ausgleich und zum Auspowern. Oft gelangen gerade bei körperlicher Betätigung die Gedanken ins Fliegen, und Sie kommen mit freiem Kopf auf neue Ideen für die Arbeit.
  • Ausgewogene und gesunde Ernährung hält Sie nicht nur gesund, Sie können Ernährung gezielt für Ihre Produktivität einsetzen. Mit leichter Kost zum Mittagessen gelingt es Ihnen besser, das Konzentrationstief nach der Mittagspause zu überwinden.
  • Versuchen Sie einmal Meditation oder Autogenes Training. Das hilft Ihnen nicht nur generell, sondern auch in angespannten Situationen schnell auszuatmen und loszulassen.
  • Machen Sie Pausen, beispielsweise, um in einem Park spazieren zu gehen.

Flexibilität

Jeder Mensch tickt anders. Manch einer ist ein “Morgenmuffel”, oder eben doch mehr der “Morgentyp”. Deswegen gibt es kein Patentrezept, mit dem alles für jeden wunderbar funktioniert.

Übernehmen Sie nicht einfach etwas, was Ihnen andere (wie der Autor dieses Artikels!) als die einzig wahre Lösung darstellen. Zur persönlichen Produktivität gehört das Ausprobieren von Methoden, Vorgehesweisen, Techniken und Tools gehört. Mit der Zeit lernen Sie, was am besten für Sie selbst passt und funktioniert.

Ever tried. Ever failed. No matter.
Try again. Fail again. Fail better.
(Samuel Becket, Worstward Ho)

Manches wird Ihnen zusagen, Anderes nicht. Probieren Sie aus, was am besten zu Ihnen passt, und organisieren Sie sich Ihre Arbeit nach und nach.

Als Anpassungsfähigkeit, auch Adaptivität, Adaptabilität oder Flexibilität, wird die Fähigkeit eines Lebewesens oder einer Gesellschaft zur Veränderung oder Selbstorganisation bezeichnet, dank der auf gewandelte äußere Umstände im Sinne einer veränderten Wechselwirkung zwischen (kollektiven) Akteuren untereinander (Assimilation) oder ihrer Umgebung gegenüber reagiert werden kann.

(Seite „Anpassungsfähigkeit“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 10. Dezember 2018, 12:23 UTC. (Abgerufen: 22. Januar 2019, 14:18 UTC))

Bei aller Liebe zur Produktivität: Bleiben Sie so flexibel, dass Sie Ihre Pläne, Rituale oder Timeboxes einfach über den Haufen werfen und etwas anderes machen. Entweder, weil die Umstände sich geändert haben, oder weil sie einfach zu etwas anderem Lust haben.

Vielleicht wollen Sie doch nicht wie geplant an dem wichtigen Konzept für nächsten Monat arbeiten, sondern, um mit Loriot zu sprechen, einfach nur hier sitzen.

Gastautor Frank Hamm, der auch zu den Redner der Digitalisierungs-Werkstatt Rhein-Main gehört.

 

Bilder: KMB| Ullrich Knapp + iStockphoto YakobchukOlena

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