Ein Rezept für eine gelungene Digitalisierung im Team

Mitarbeiter bei Veränderungen mitnehmen

Mitarbeiter werden mitgenommen
Mitarbeiter wollen mitgenommen werden
In diesem Beitrag möchte ich den Schwerpunkt auf die Frage legen, wie die Projektkommunikation geschaffen sein muss, damit sie möglichst viele “Betroffene” zu “Beteiligten” macht. Anders gesagt: Was Kommunikation leisten kann, um die Menschen in Veränderungsprojekten, wie z.B. der verstärkten Digitalisierung von Teams oder ganzen Unternehmen, mitzunehmen.

Herausforderung 1: W-Kurve der Veränderung

Die allseits bekannte W-Kure in Veränderungsprojekten beschreibt, wie sich die Akzeptanz der Veränderung bei den Menschen entwickelt. In jedem Veränderungsprojekt kommt irgendwann der Moment, in dem ein Team mehr oder weniger in eine “Schockstarre” verfällt. Die Herausforderung – und eines der wesentlichen Erfolgsrezepte fürs Changemanagement besteht darin, dieses auch als “Tal der Tränen” bekannte Moment so kurz wie möglich und so flach wie möglich zu halten. Dazu leistet eine gezielt gesteuerte Kommunikation einen wesentlichen Beitrag.

Herausforderung 2: Unterschiedliche Change Mentalitäten

Menschen gehen unterschiedlich mit anstehenden Veränderungen um. Es ist sehr vorhersagbar, dass sich die Gruppe der von Veränderungen betroffener Mitarbeiter im Verhältnis 20/20/60 aufteilt:

20 % sind Befürworter der Veränderung
20 % sind Gegener der Veränderung
60 % sind “Fence Sitter” – sie sitzen, bildlich gesprochen. auf dem Zaun, schauen zu und baumeln mit den Beinen und entscheiden später, ob die dafür oder dagegen sind

Ein weiteres Erfolgsrezept für Veränderungsvorhaben besteht darin:

  1. Die Fencesitter zu Mitstreitern zu machen
  2. Die Gegener zu überzeugen

Eine effektive Kommunikation in Veränderungsprojekten kann beide Herausforderungen lösen. Wie Sie das konkret angehen können, erfahren Sie im weiteren Verlauf des Artikels.

Rezept für eine effektive Kommunikation in Veränderungsprojekten

Um aus diesem Artikel kein “Buch” zu machen, beschränke ich mich auf eine etwas “holzschnittartige” Darstellung des Vorgehens. Ansonsten würde es den Rahmen dieses Artikels eindeutig sprengen.

Zutat 1: Konzentration auf Mitstreiter und auf Fence Sitter

Entgegen landläufiger Meinung sollte man nicht das Rädchen ölen, das am lautesten quietscht sondern das, welches den größten Effekt hat. Jeden Unentschiedenen, den Sie zum Mitstreiter machen können und jeden Mitstreiter, den Sie zum Promotoren machen können, ist ein wichtiger Stellhebel für den Erfolg Ihrer Veränderung. Richten Sie also zunächst das Hauptaugenmerk auf diese beiden Gruppen und sprechen Sie intensiv mit diesen.

Zutat 2: Mitstreiter zu Promotoren machen

Identifizieren Sie Befürworter in Teams und bitten Sie diese, sich aktiv zu Promotoren für die Veränderung zu machen. Helfen Sie diesen Mitstreitern, indem Sie sich in regelmäßigen Meetings / Telkos darüber austauschen, wie Sie Zweifler und Unentschlossene vom Sinn des Changes überzeugen können. Im Zweifelsfall schenkt man dem überzeugten “alten Hasen” im Team mehr Vertrauen in der Sache, als dem “Großkopperten” in der Chefetage. Nutzen Sie diese Energie für Ihr Veränderungsprojekt. Ganz nebenbei erfahren Sie im direkten Austausch mit den Promotoren etwas über die Ängste und Bedenken der Unentschlossenen und der Gegner und können gezielt darauf reagieren.

Zutat 3: Zielgruppenorientierte Ansprache

Nachdem Sie die drei unterschiedlichen Change-Typen nun kennen und die Personen in Ihrem Unternehmen den jeweiligen Gruppen zuordnen können und über den aktiven Austausch mit den Promotoren die Ängste und Bedenken der Menschen kennen (aber auch die Gegenargumente der Befürworter !), können Sie die Menschen und gezielt dort ansprechen und abholen, wo sie stehen. In Ihren regelmäßig stattfindenden Info-Veranstaltungen gehen Sie auf die einzelnen Befindlichkeiten ein und entkräften die Bedenken.

Freunde kochen zusammen
Digitalisierung im Team – Rezepte gefragt
In regelmäßigen Gesprächen mit Ihren Führungskräften stellen Sie die Argumentationslinien für Gespräche mit den unterschiedlichen Changetypen dar und geben Ihrem Führungsteam dadurch Rüstzeug zum Überzeugen der Menschen mit. In Ihren schriftlichen Ausführungen – z.B. im Change-Wiki, im Mitarbeiterbrief, etc…, gehen Sie ebenfalls differnziert auf die drei unterschiedlichen Change-Typen ein.

Zutat 4: Stakeholdermanagement

Gemäß der bekannten Wahrheit, dass “alle gleich sind, aber manche gleicher als andere”, lohnt es sich, nicht nur herauszufinden, auf welcher Seite wer steht, sondern auch, welche Reichweite dessen Meinung hat. Menschen, deren Reichweite besonders groß ist, deren Einfluss auf die Meinungsbildung anderer erheblich ist, müssen Sie gezielt managen, damit sie zu Unterstützern werden.

Zutat 5: Konsequent alte Wege schließen

Es braucht keine Worte zum Kommunizieren, auch Gesten sind Kommunikation. Wenn Sie wollen, dass die Notwendigkeit und Richtigkeit Ihrer Veränderung von allen so gesehen wird, dann zeigen Sie es auch in Ihren Taten. Belohnen Sie gewünschtes Verhalten, ahnden Sie unerwünschtes Verhalten. Niemand mehr darf, wenn die Veränderung einmal Realität ist, den alten Weg benutzen – besonders nicht die Führungsebene oder “der alte Meister”. Kommunizieren Sie, in dem Sie Fakten schaffen.

Das gilt auch dafür, dass Sie Mitreisende, die den Weg trotz aller Anstrengungen nicht schaffen, aussteigen lassen. Auch wenn das im Moment ein wenig schmerzhaft sein kann: Einen Gegner einer Veränderung lange mitzuschleppen ist zum einen ein schlechtes, nonverbales Signal an alle anderen und zum anderen endet es voraussichtlich sowieso in einer “unangenehmen Situation”. Veränderungen zu verantworten erfordert auch den Mut, sich von Altem zu trennen und die Energie auf das Neue zu richten.

Zusammenfassung: Effektive Kommunikation in Digitalisierungsprojekten

Die wesentlichen Erfolgsfaktoren fürs gelungende Veränderungen. wie es Digitalisierungsprojekte sind, sind:

  • Analyse Betroffener
  • Stakeholderanalyse / Stakeholder Management
  • Zielgruppenorientierte Kommunikationsplanung
  • Konzentration auf Mitstreiter, Fencesitter und Promotoren
  • Professionelle Umsetzung (Kampagnensteuerung)
  • Alte Wege schließem
  • Verluste einkalkulieren

Wenn Sie die Kommunikation im Projekt nicht steuern, steuert die Kommunikation das Projekt

GastautorRobert Flachenäcker, der auch zu den Redner der Digitalisierungs-Werkstatt Rhein-Main gehört.

 

Bilder: KMB| Ullrich Knapp + iStockphoto FlamingoImages

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